Kartleggingsassistent
Ressurser som i dag benyttes til dokumentasjon i pasientjournal frigøres og kan benyttes til pasientbehandling. Verktøyet har unik funksjonalitet og kan benyttes alene eller det kan brukes til å komplementere og effektivisere eksisterende elektroniske pasientjournalsystem (EPJ).
Demovideoer
Gevinst
-
Hvordan det startet
I begynnelsen
For å kunne behandle pasientene som kom til klinikken så trengte klinikken og barnelege Annette en god del informasjon om pasientene. Med en liten, urolig og ofte høylytt baby tilstede under konsultasjonen, var det utfordrende både for mor og far å huske alle detaljene som kunne ha betydning. For å hjepe med dette laget Annette et spørreskjema som hun sendte ut til pasientene før timen på klinikken.
Spørreskjemaet
Skjemaet var ikke så stort i starten, men ettersom tiden gikk var det flere og flere opplysninger og spørsmål som det var praktisk å få svar på på forhånd. Spørreskjemaet vokste .... og vokste. Snart var det tre, nesten fire A4 sider med spørsmål som mor og far svarte på før den første timen.
Og sekretæren
Spørreskjemaet med foreldrenes svar fikk legnes påtegnelser under konsultasjonen og deretter ble det sendt til sekretæren som skulle oversette dette til tekst i en innkomstjournal. Bunken med spørreskjema vokste...
Trengte hjelp
Klinikken måtte leie mer hjelp for å få skrevet journalene ferdige. Annette mente at det måtte gå an å gjøre dette på en bedre måte. Og slik begynte utviklingen av Kartleggingsassistenten, med et problem som så etter en løsning ...
-
Fordeler
- Effektiv bruk av ventetid
Pasienten registrerer informasjonen til anamnesen før konsultasjonen.
- Økt kvalitet på anamnesen
Pasienten har bedre tid til å svare og til å lete fram informasjon som kan være nyttig.
- Økt nøyaktighet
Informasjonen fra pasienten og behandler registreres direkte uten mellomledd (talegjenkjenning / sekretær).
- Tilpasset dokumentasjon
Registrert informasjon tilpasses typen konsultasjon.
- Bedre forberedelse
Lege og behandler har oppdatert informasjon før konsultasjonen.
- Mer tid til pasienten
Lege og behandler bruker mindre tid på å registrere og dokumentere opplysninger under konsultasjonen og kan bruke mer tid på klinisk arbeid.
- Bedre kvalitet på dokumentasjon
Informasjonen i journalen blir mer presis og komplett. Muligheten for feil reduseres.
- Mindre etterarbeid
Journalen vil i mange tilfeller være ferdigskrevet i det konsultasjonen er avsluttet.
- Effektiv oppfølging
Oppgaver som skal utføres etter konsultasjonen er dokumentert og tilgjengelig i oppgavelister (rekvisisjoner, timeavtaler, henvisninger etc.).
- Kvalitetssikring
Pasienten har selv tilgang til journalen umiddelbart etter den er godkjent. Dette gir pasienten mulighet til å kvalitetssikre dokumentasjonen.
- Kostnadseffektivt
Ressursbehovet til dokumentasjon er mye lavere enn med andre registreringsmetoder (manuell / diktering / talegjenkjenning). Sparer tid for lege, behandlere og annet helsepersonell.
- Effektiv bruk av ventetid
-
Status presens
Fyller pasientene ut spørreskjemaet?
Dette er det spørsmålet vi oftest har fått av leger etter at de har sett Pasientjournal videoen. Og til nå så har alle gjort det. Det er registrert i størrelsesorden hundre pasienter så det er tidlig å gå ut med tall, men til nå er svarprosenten >99% (én pasient fylte ikke ut hele skjemaet).
Hvordan er erfaringene fra klinikken?
Verktøyet ble tatt i bruk av klinikken like før jul i 2019 og har nå vært i drift i snart to år.
Annette bruker nå ofte mindre enn 5 minutter etter konsultasjonen til å korrigere innkomstjournalen før den er ferdig. Dette varierer noe, noen pasienter er mer krevende. Tidligere ble journalen skrevet av sekretæren som brukte 1 - 2 timer på hver innkomstjournal, avhengig av sekretærens ferdigheter og kompleksiteten til journalen. Deretter måtte journalen gjennomgås og godkjennes av Annette, noe som typisk tok fra 10 - 30 minutter.
Hun er spesielt fornøyd med at hun slipper å ta fram journalen igjen for å godkjenne den. Tidligere tok det ofte noen dager før journalen var skrevet av sekretæren og deretter noen dager før hun hadde anledning til å ta den fram for godkjenning. Da måtte hun bruke tid og innsats på å sette seg inn i forholdene til den aktuelle pasienten på nytt, noe hun nå slipper.
I tillegg trekker hun fram to forhold som forenkler hverdagen: Det er mye lettere å lese en generert journal og det er mye lettere å skrive epikriser og henvisninger fra en generert journal. Årsaken til dette er todelt sier hun, det har med struktur og presisjon å gjøre. I en generert journal kommer spesifikke opplysninger alltid på samme sted og hun slipper derfor å lete etter dem, hun vet hvor de finnes. Det andre er at presisjonsnivået er høyere enn ved manuell registrering slik at det er svært sjelden at hun må innhente manglende opplysninger til f.eks. en henvisning.
Og så slipper hun å leie inn ekstrahjelp til å skrive journaler.
Hva sier pasienter / pårørende?
De gir uttrykk for at de er fornøyde med å få komme med sin framstilling og å få bidra med den informasjonen de har. Noen har gitt tilbakemeldinger på spørsmål som ikke hadde dekkende svaralternativ.
Kan jeg prøve?
Absolutt! Hvis du har funnet denne siden og du har lest helt hit så er sannsynligheten for at du har et problem du både ønsker og forsøker å løse stor. Vi er på utkikk etter pilotprosjekt og hvis du tror at funksjonaliteten som er beskrevet her har mulighet til å hjelpe deg så ta kontakt. Vi hører gjerne på dine spesifikke utfordringer og vi kan tilpasse verktøyet til å løse disse.
Funksjon
-
Pasienten
Pasienten trenger hjelp
Pasienten har en sykdom, skade eller plage som trenger behandling. Hun/han tar kontakt med en klinikk, lege, behandler, helsestasjon eller sykehus for å få hjelp.
-
Avtalen
Enighet om konsultasjon
Pasienten kommuniserer med klinikken, legen, behandleren, helsestasjon eller sykehuset og avtaler en tid for konsultasjon eller at hun/han må vente i kø.
Denne informasjonen registreres i et bestillingssystem for konsultasjon enten av pasientene selv gjennom en form for selvbetjenisng eller av den som skal yte hjelpen.
-
Ventetid
Pasienten skriver anamnesen
Ventetiden for pasienten kan tilbringes hjemme eller kanskje på et venterom. Denne tiden utnyttes av verktøyet til å registrere informasjon fra pasienten med et spørreskjema tilpasset den avtalte konsultasjonen.
Pasienten kan benytte en personlig datamaskin, et nettbrett eller en telefon til å registrere informasjonen enten hjemmefra eller i kø på venterommet. Hvis timen er avtalt på forhånd får han/hun tilsendt påminnelser.
Den registrerte informasjonen danner grunnlaget for anamnesen til konsultasjonen.
-
Konsultasjon
Undersøkelse og behandling dokumenteres enkelt
Konsultasjonen kan innebære et fysisk møte mellom pasient og behandler eller det kan være en form for fjernkonsultasjon (video / telefon / nettprat mm.).
Konsultasjonen består av flere faser:
- Forberedelse:
Legen eller behandleren leser gjennom anamnesen generert fra pasientens svar på spørsmålene fra verktøyet og markerer punkt av spesiell interesse.
- Innledning:
Pasient og lege eller behandler går gjennom eventuelle uavklarte punkt i anamnesen.
- Undersøkelse:
Legen eller behandleren undersøker eller behandler pasienten. Samtidig benytter legen / behandleren verktøyet til å registrere funn, dokumentere behandling og kommunikasjon og til å sikre en mest mulig komplett undersøkelse eller behandling. Dette gjøres ved at hun/han fyller ut et spørreskjema tilpasset undersøkelsen.
Dette spørreskjemaet kan sammenlignes med en selvdokumenterende sjekkliste som hjelper legen eller behandleren både til å sikre at all nøvendig undersøkelse og behandling blir gitt, samt til å dokumnetere dette. I tillegg dokumenteres en rekke forhold som blir vurdert under konsultasjonen, men som ikke førte til noen aksjon fra legen eller behandlerens side. Dette sikrer at både pasienten og lege / behandler i ettertid har dokumentasjon på hva som ble vurdert og utført.
- Diagnose, vurdering og plan:
Lege eller behandler stiller en ev. diagnose, gjør vurderinger med hensyn på eventuell medisinering, prøvetaking, henvisning og videre behandling. Disse forholdene registreres også enkelt i verktøyet.
Verktøyet lager nå et grunnlag for dokumentasjonen av konsultasjonen. Legen eller behandleren dokumenterer eventuelle spesielle forhold som ikke allerede er ivaretatt og journalen er ferdig og kan godkjennes.
- Forberedelse:
-
Etterarbeid
Etterarbeid autmatisk i oppgaveliste
Nødvendig etterarbeid fra konsultasjonen registreres i en egen oppgaveliste av verktøyet. Dette kan være å sende rekvisisjoner (resepter, blodprøver, andre undersøkelser osv.), å avtale tidspunkt for ny time, å sende ut henvisninger eller epikrise ved avsluttet behandling osv.
Visning av disse oppgavene er umiddelbart tilgjengelig for både annet personell og legen eller behandleren.
Den presise og veldokumenterte journalen som er resultatet fra verktøyet er også et svært godt utgangspunkt for å skrive gode henvisninger og epikriser. Dette sikrer god utnyttels av ressursene også i pasientens eventuelle videre behandlig i andre deler av helsevesenet.
Hvordan
-
Samarbeid
Utviklet for og med brukerne
Verktøyet er utviklet i samarbeid med spesialist i pediatri (barnelegespesialist og overlege) Annette Resch ved DoktorBarnegod-klinikken. Dette er en privat spesialistklinikk på Høvik, utenfor Oslo.
+
Klinikkens behov for forbedringer har styrt prosessen og gitt de nødvedige og kreative innspillene som har vært grunnlaget for å kunne utforme et slikt verktøy.
DoktorBarnegod benytter verktøyet i dag og rapporter en betydelig forbedringer i driften av klinikken etter at verktøyet ble tatt i bruk.
Verktøyet benyttes både av lege og andre behandlere (fysioterapeut, osteopat, logoped, søvnterapeut) til å registrere innkomstjournal og løpende journal.
-
En brikke
Verktøy for effektiv dokumentasjon
For å kunne levere funksjonaliteten med effektivisering av dokumentasjon ved pasientbehandling er verktøyet utstyrt med spesilatilpasset verktøy til å utforme spørreskjema, verktøy for å sette opp journaler og til å sette sammen spørreskjema og konsultasjoner på en hensiktsmessig måte.
Legen eller behandlere tilpasser selv spørreskjemaet / sjekklisten til den aktuelle konsultasjonstypen slik at det er mest mulig relevant for forholdet som skal dokumenteres.
-
Integrerer
Integrasjon med timebok og elektronisk pasientjournal
Verktøyet kan integreres med eksisterende timeboksystem og de ferdigeskrevne journalene kan kopieres til et EPJ system. Integrasjon med timeboksystemet som benyttes hos DoktorBarnegod er i bruk i dag.
Verktøyet kan ses på som et komplementerende alternativ til dokumentasjon ved hjelp av talegjenkjenning. Begge løsningene produserer tekst til journalen, men fremgangsmåtene og styrken til verktøyene er forskjellige. Disse to teknologiene kan også kombineres hvis det er ønskelig.
Verktøyet integreres i arbeidsflyten til legen, behandleren og annet helsepersonell og produserer på den måten kvalitetsdokumentasjon som en integrert del av arbeidsprosessen.
-
Og forbedrer
Dokumentasjon er inkludert i arbeidsflyten
Denne løsningen egner seg til å forbedre arbeidsflyt hos klinikker, leger, behandlere, helsestasjoner og sykehus hvor deler av pasientgruppen har likhetstrekk. Det er en bit som på en enkel måte benytter seg av pasientens kompetanse og kapasitet og på den måten forbedrer behandlingen.
Spesielt vil den gi umiddelbar gevinst for spesialistkilnikker som f.eks. øre-nese-hals klinikker og hudleger.
Det er planlagt utvidelser av systemet med ytterlige funksjonalitet for å kunne forenkle og forbedre behandlingen.
Dersom noe av denne funksjonaliteten er av interesse så ta kontakt for en uforpliktende demonstrasjon!
Sikkerhet
-
Sikring
Oppfyller krav og følger god praksis
Verktøyet benytter rollebasert tilgangsstyring, 2-faktor autentisering av all tilgang og moderne kryptografiske siffer til sikring av all kommunikasjon.
Plattformen er satt opp med en egen webapplikasjonsbrannmur, eget tilpasset overvåkningssystem for identifikasjon og loggføring av eventuelle forsøk på ulovlig bruk og sikkerhetskopiering av registrerte data hver time.
For å sikre kvaliteten følges retningslinjer fra OWASP og verktøyet testes grundig for å avdekke mulige sårbarheter.
Verktøyet oppfyller krav i lover og forskrifter til EPJ (Elektronisk Pasient Journal) system med hensyn på sikring av data og håndteringen av personopplysninger er i samsvar med GDPR.
-
Teknologi
Fleksibelt og framtidsrettet
Verktøyet er bygd med brukergrensesnitt som benytter HTML5 / CSS3 / JavaScript. Dette gir et fleksibelt og anvendelig, moderne grensesnitt som er tilgjengelig gjennom en nettleser.
Den delen av verktøyet som benyttes av pasienten er bygd som en PWA (Progressive Web App) og kan brukes på skjermer ned til 320px bredde (iPhone 4) og den delen av applikasjonen som benyttes av helsepersonell egner seg for personlige datamaskiner og nettbrett.
Plattformen som benyttes er Linux kontainere med KVM virtualisering med Proxmox ™ og Debian basert operativsystem.
Dette gjør det mulig å drifte systemet på egne servere eller hos ekstern leverandør og til å ha brukstilgang til systemet gjennom en internettnettilkobling.
-
Bruk av skytjenester
Skytjenester har egne utfordringer
Vurder grundig før eventuell bruk av skytjenester:
«Cloud computing is fundamentally incompatible with secure crypto operations. If you’re running your crypto on someone else’s computer then you have no way of telling what they’re doing with your crypto or your keys. By extension if you’re running your crypto on a platform that’s shared with hostile processes that can access information like CPU statistics and cache information then you can’t guarantee the safety of your crypto keys.
...
The solution to these issues is simple, don’t run your sensitive crypto operations on systems controlled by others or that allow hostile code to run alongside, and attack, your crypto code, and don’t allow them to probe your systems with measuring equipment to capture its internal operations.»
- Peter GutmannDet betyr at forhold ved infrastrukturen har stor betydning ved sikring av en applikasjon og dens data. Det er ikke tilstrekkelig å ha en sikker applikasjon, platformen den benytter må også ha tilstrekkelig sikring. De mest omtalte, allment kjente, sårbarhetene som demonstrerer dette er sannsynligvs Meltdown og Spectre. Siden det er lenket til er lett tilgjengelig lesning og beskriver utfordringene godt, det kan anbefales å ta en titt på denne siden.
Det er derfor viktig å ha tilstrekkelig kontroll både på hvilke prosesser som benytter samme maskinvare som applikasjonen og hvordan tilgangen (både fysisk og fjerntilgang) til maskinvaren er håndtert og kontrollert dersom en tjenesteleverandør skal ivareta dette.
Maskinene vi benytter benyttes utelukkende til denne applikasjonen og deler ikke maskinvare med andre. Vi har også satt opp strømmereplisering, dvs. data sendes i tilnærmet sanntid til en reservelokasjon slik at bruken kan fortsette tilnærmet uavbrutt selv om det skulle skje noe katastrofalt som f.eks. brann ved primærlokasjonen.